L’AI sta cambiando profondamente il modo in cui vengono organizzati, analizzati e gestiti i documenti nella Pubblica Amministrazione.
Ma cosa significa davvero innovare i processi documentali con sistemi avanzati di Intelligenza Artificiale? Quali opportunità si aprono per enti, cittadini e operatori pubblici?
Ne abbiamo parlato con l’Ing. Marta Catillo, ricercatrice e membro dell’unità di ricerca che si occupa di cybersecurity, sistemi cloud e strumenti di AI per la data analysis presso il Dipartimento di Ingegneria dell’Università degli Studi del Sannio, con cui stiamo collaborando, in A Software Factory, a un progetto di ricerca dedicato all’evoluzione intelligente della gestione documentale nella Pubblica Amministrazione.
🔹 In che modo l’AI può trasformare concretamente la gestione documentale nella Pubblica Amministrazione?
Sebbene i processi di digitalizzazione della Pubblica Amministrazione abbiano quasi eliminato il supporto cartaceo, molte amministrazioni continuano a gestire enormi quantità di archivi digitali non strutturati. Questo comporta una ricerca documentale spesso lenta, frammentata e inefficiente, con inevitabili ripercussioni sui tempi di gestione delle pratiche. L’Intelligenza Artificiale consente di superare la logica del documento come semplice file da conservare, trasformando l’archiviazione passiva in una gestione intelligente e dinamica delle informazioni. I documenti non vengono più soltanto archiviati, ma anche compresi, correlati e resi immediatamente disponibili a supporto dei processi amministrativi e decisionali. Pensiamo, ad esempio, a un Comune che ogni giorno deve gestire centinaia di richieste dai cittadini nelle forme più svariate possibili (cartaceo, e-mail, PEC, web, ...), determine, pratiche amministrative, decreti. Tradizionalmente, queste attività richiedono un intervento manuale continuo: lettura, classificazione, smistamento e verifica documentale. Con l’AI, invece, il sistema può riconoscere automaticamente il tipo di documento, estrarre le informazioni rilevanti, assegnarlo all’ufficio competente e persino suggerire priorità operative o eventuali criticità. Questo si traduce in benefici concreti: riduzione dei tempi di lavorazione, diminuzione degli errori, maggiore efficienza operativa e risposte più rapide ai cittadini. Inoltre, l’impatto dell’AI non riguarda soltanto la velocità dei processi, ma anche la sostenibilità economica della macchina pubblica, grazie a un significativo abbattimento dei costi legati ad attività ripetitive, inefficienze organizzative e gestione non ottimale dei dati.
🔹 Quali sono oggi le principali criticità dei flussi documentali pubblici e come la tecnologia può contribuire a semplificarli?
Una delle principali criticità dei flussi documentali nella Pubblica Amministrazione è che, nonostante i processi di digitalizzazione, molte procedure continuano a essere frammentate e poco interoperabili. Spesso i documenti esistono in formato digitale, ma rimangono distribuiti tra sistemi diversi, archivi non strutturati e piattaforme che non comunicano efficacemente tra loro. Questo comporta conseguenze molto concrete: tempi lunghi nella ricerca delle informazioni, duplicazione delle attività, difficoltà nel monitoraggio delle pratiche e un forte impatto sul lavoro quotidiano del personale amministrativo. La tecnologia può contribuire concretamente a semplificare questi flussi attraverso automazione, integrazione e utilizzo intelligente dei dati. L’Intelligenza Artificiale, ad esempio, consente di automatizzare attività ripetitive che oggi assorbono molto tempo operativo. Anche l’integrazione tra sistemi gioca un ruolo centrale. Quando protocollo, gestione documentale, workflow e banche dati dialogano tra loro, il flusso amministrativo diventa più semplice, tracciabile e continuo. La tecnologia, inoltre, può supportare il controllo e la qualità dei procedimenti, segnalando documenti mancanti, anomalie, scadenze o incongruenze normative prima che generino ritardi o contenziosi. In prospettiva, il cambiamento più importante è culturale prima ancora che tecnologico: non si tratta semplicemente di digitalizzare documenti, ma di costruire un’amministrazione capace di utilizzare i propri dati in modo strategico, trasformando la gestione documentale da attività burocratica a leva concreta di efficienza e innovazione.
🔹 Quali elementi innovativi stanno emergendo dal progetto sviluppato insieme ad A Software Factory?
Con A Software Factory stiamo portando avanti un progetto focalizzato sulla classificazione intelligente dei documenti e sulla ricostruzione automatica delle pratiche amministrative, con l’obiettivo di creare un sistema capace di smistare ogni documento verso il corretto centro di competenza in modo rapido, preciso e automatizzato. Attraverso l’Intelligenza Artificiale, il sistema è in grado non solo di classificare automaticamente i documenti, ma anche di comprenderne il contenuto, identificarne il contesto amministrativo e ricostruire l’intera storia di una pratica, anche quando le informazioni sono distribuite tra archivi diversi o documentazione molto datata. Un esempio pratico aiuta a capire bene il valore del progetto che stiamo portando avanti. Immaginiamo un cittadino che richieda al Comune la documentazione relativa a un immobile costruito negli anni ’80, magari perché deve vendere casa, avviare una ristrutturazione o verificare la conformità urbanistica dell’edificio. Oggi, nella maggior parte dei casi, ricostruire quella pratica è un’attività lunga e complessa. Il personale amministrativo deve cercare manualmente il vecchio permesso edilizio, recuperare eventuali varianti successive, verificare protocolli cartacei digitalizzati, consultare archivi differenti, controllare integrazioni documentali, autorizzazioni, planimetrie, comunicazioni tra uffici e pratiche collegate. Spesso queste informazioni si trovano in sistemi diversi, con nomenclature differenti e senza collegamenti immediati tra loro. Questo significa ore di ricerca, margini di errore elevati e tempi molto lunghi di risposta al cittadino. Con le tecniche che stiamo mettendo a punto, invece, il processo cambia radicalmente. L’AI è in grado di analizzare documenti anche molto eterogenei riconoscendo automaticamente riferimenti comuni, collegamenti temporali, dati catastali, soggetti coinvolti e riferimenti amministrativi. In questo modo il sistema riesce a ricostruire automaticamente l’intera evoluzione della pratica edilizia: dall’autorizzazione originaria fino alle eventuali modifiche, sanatorie o aggiornamenti intervenuti nel tempo. Questo significa che l’operatore pubblico non deve più cercare manualmente ogni singolo documento, ma può avere una visione completa, ordinata e immediatamente accessibile della pratica. Allo stesso tempo, il sistema può instradare automaticamente tutta la documentazione verso il corretto centro di competenza, accelerando enormemente i tempi di gestione.
🔹 Quanto contano trasparenza, affidabilità e conformità normativa nello sviluppo di sistemi AI per la PA?
Trasparenza, affidabilità e conformità normativa sono aspetti centrali nello sviluppo di sistemi di Intelligenza Artificiale destinati alla Pubblica Amministrazione. A differenza di altri contesti, nella PA la tecnologia non può limitarsi a essere efficiente: deve anche essere verificabile, sicura e pienamente coerente con i principi amministrativi e normativi. Quando un sistema AI interviene nella gestione documentale o nel supporto ai processi amministrativi, entra inevitabilmente in contatto con dati sensibili, procedimenti pubblici e decisioni che hanno un impatto diretto su cittadini e imprese. Per questo motivo è fondamentale che ogni operazione sia trasparente e tracciabile. Un’amministrazione deve poter capire, ad esempio, perché un documento è stato classificato in un certo modo, perché una pratica è stata indirizzata verso un determinato ufficio o quali elementi hanno portato il sistema a individuare una specifica correlazione tra documenti. L’AI, quindi, non può essere percepita come una “scatola nera”, ma deve garantire interpretabilità e controllo umano sui processi. L’affidabilità è altrettanto importante. Un sistema destinato alla PA deve essere stabile, preciso e progettato per ridurre al minimo errori o comportamenti imprevedibili. Questo significa lavorare molto sulla qualità dei dati, sulla robustezza degli algoritmi e sulla capacità del sistema di operare correttamente anche in contesti documentali molto complessi ed eterogenei. Nel progetto che stiamo sviluppando con ASF, questi aspetti sono stati considerati prioritari fin dall’inizio. Questo permette alle amministrazioni di mantenere pieno controllo sui propri dati e rappresenta un elemento fondamentale sia in termini di sicurezza sia di conformità normativa. Infine, la conformità normativa è un requisito imprescindibile. Oggi lo sviluppo di sistemi AI per la PA deve necessariamente tenere conto di aspetti come GDPR, sicurezza informatica, governance del dato e, sempre più, delle indicazioni introdotte dall’AI Act europeo. Questo significa progettare tecnologie che non solo funzionino bene, ma che siano anche pienamente coerenti con i principi di responsabilità, trasparenza e tutela dei diritti.
🔹 Come sarà la gestione documentale pubblica nei prossimi anni grazie all’Intelligenza Artificiale?
La gestione documentale pubblica nei prossimi anni sarà sicuramente trasformata dall’Intelligenza Artificiale. I processi diventeranno più rapidi, molti controlli saranno automatizzati e gli archivi saranno sempre più intelligenti. Tuttavia, è importante chiarire un punto fondamentale: l’IA non potrà mai sostituire completamente l’essere umano, soprattutto nella Pubblica Amministrazione. La ragione principale è che amministrare non significa soltanto elaborare dati o produrre documenti. Governare procedure pubbliche significa assumersi responsabilità, interpretare situazioni complesse e prendere decisioni che hanno un impatto diretto sulla vita delle persone. Un algoritmo può analizzare migliaia di pratiche in pochi secondi, ma non possiede coscienza, sensibilità sociale, equilibrio umano o capacità etica. L’Intelligenza Artificiale lavora su dati e schemi statistici: apprende da ciò che esiste già. L’essere umano, invece, è capace di valutare eccezioni, comprendere contesti particolari e gestire situazioni imprevedibili. Ed è proprio nelle eccezioni che spesso si gioca il ruolo più importante della Pubblica Amministrazione. C’è poi un altro aspetto decisivo: la responsabilità. Se un sistema di IA commette un errore, chi se ne assume la responsabilità? La macchina non risponde moralmente né giuridicamente delle proprie azioni. Per questo il controllo umano resterà indispensabile. Nella gestione documentale pubblica, quindi, l’Intelligenza Artificiale sarà uno strumento potentissimo di supporto: aiuterà a velocizzare procedure, ridurre errori e semplificare il rapporto con i cittadini. Ma resterà sempre uno strumento. La decisione finale, l’interpretazione delle norme, la valutazione umana e la responsabilità dovranno rimanere nelle mani delle persone. La vera sfida del futuro non sarà sostituire l’uomo con la macchina, ma trovare un equilibrio intelligente tra tecnologia e umanità. Perché una Pubblica Amministrazione efficiente non può essere soltanto veloce: deve essere anche giusta, consapevole e capace di comprendere le persone.
Un confronto tra ricerca, innovazione e applicazione concreta, con l’obiettivo di costruire strumenti sempre più efficienti, interoperabili e orientati al cittadino.
